เรียนรู้วิธีจัดการประชุมทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเพื่อช่วยให้เป็นผู้นำที่ดีขึ้นข้อความที่ตัดตอนมาต่อไปนี้มาจากหนังสือ Dynamic Communication ของJill Schiefelbein ซื้อเลยผู้คนจำนวนมากประจบประแจงเมื่อเห็น “มาตั้งค่าการประชุมกันเถอะ” ในอีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันที ฉันเข้าใจ. องค์กรหลายแห่งมีการประชุมเพียงเพื่อให้มีการประชุม ซึ่งผู้คนรู้สึกว่าถูกบังคับให้หาเรื่องมา
พูดคุยกัน การประชุมเหล่านี้โดยไม่มีจุดประสงค์หรือเป้าหมาย
ที่ชัดเจนคือสาเหตุที่ทำให้พวกเขาได้รับตัวแทนที่ไม่ดี
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีพัฒนาทักษะเครือข่ายของคุณ
แต่การประชุมเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ และการเรียนรู้วิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสามารถช่วยให้คุณเป็นผู้จัดการและผู้นำที่ดีขึ้นได้ ต่อไปนี้เป็นกลยุทธ์บางประการในการทำให้การประชุมของคุณได้ผลสำหรับคุณ
การประชุมสองวัตถุประสงค์
การประชุมของคุณควรมีวัตถุประสงค์สองประการเสมอ นั่นคือ วัตถุประสงค์สำหรับการประชุมเองและวัตถุประสงค์ในบริบทขององค์กรที่กว้างขึ้น ลองตรวจสอบทั้งสองเพิ่มเติมอีกเล็กน้อย
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณมีจุดประสงค์ที่ชัดเจน สิ่งนี้ดูเหมือนจะชัดเจน แต่จำเป็นต้องไปไกลกว่า “เราต้องตามให้ทัน” หรือ “เราไม่ได้พบกันมาระยะหนึ่งแล้ว” คุณต้องเจาะจง แม้ว่าคุณจะต้องการรู้จักพนักงานคนหนึ่งให้ดีขึ้นและเรียนรู้ว่าเขาทำงานอย่างไรในบทบาทใหม่ แค่ “มาคุยกัน” ง่ายๆ ก็ยังไม่เพียงพอ ให้สื่อสารเจตนาและวัตถุประสงค์ของคุณแทน
สวัสดีจิม เราไม่มีเวลาคุยกันมากนักตั้งแต่คุณเริ่มทำงานที่นี่ และฉันอยากจะบอกว่าตำแหน่งนี้เป็นอย่างไรสำหรับคุณ และคุณเห็นบทบาทของคุณในบริษัทอย่างไร
นั่นจะเป็นการกำหนดความตั้งใจที่ชัดเจนและจะช่วยสื่อสารจุดประสงค์ของการประชุมสำหรับทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
แต่เมื่อพูดถึงการประชุมที่มีวัตถุประสงค์สองประการ ไม่ใช่แค่วัตถุประสงค์ของการประชุมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมในภาพรวมขององค์กรด้วย การศึกษาแสดงให้เห็นว่าปัจจัยสำคัญประการหนึ่งในการรักษาพนักงานไว้คือการที่พนักงานต้องรู้สึกเชื่อมโยงกับ “ทำไม” มากขึ้นในการทำงานของพวกเขา หากคุณผูกพันธกิจ/วิสัยทัศน์/คุณค่า/วัตถุประสงค์ (MVVP) เข้ากับการประชุมของคุณ จะเป็นการเตือนผู้คนให้นึกถึงจุดประสงค์ของงานของพวกเขา
อาจดูเหมือนไม่จำเป็น แต่คุณมีโอกาสสำคัญที่จะสนับสนุน MVVP ของธุรกิจของคุณด้วยวิธีที่ง่ายและเป็นธรรมชาติ นี่คือรูปแบบง่ายๆ:
เรากำลังมีการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับ X ซึ่งช่วยให้เรา Y
ที่เกี่ยวข้อง: การได้รับข่าวที่ถูกต้องสำหรับธุรกิจของคุณ
ในที่นี้ X คือจุดประสงค์ของการประชุม และ Y คือจุดประสงค์ขององค์กร
รู้กฎของการมีส่วนร่วม
ผู้คนจำเป็นต้องรู้ว่ามีความคาดหวังอย่างไรในการประชุมใดๆ และคุณต้องกำหนดก่อนการประชุมและทำซ้ำเมื่อเริ่มการประชุมเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ก่อนการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำเชิญของคุณมีข้อมูลเหล่านี้:
(วัตถุประสงค์
เป้าหมายและ/หรือผลลัพธ์ที่ต้องการ
เวลา/วันที่/สถานที่ (โลจิสติกส์)
สิ่งที่ต้องเตรียม นี่เป็นเรื่องใหญ่และผู้จัดการหลายคนคิดว่าคนอื่นจะรู้เรื่องนี้ อย่าถือว่า!
สิ่งที่ต้องนำมา หากคุณต้องการให้นำสิ่งของบางอย่างเข้าสู่การประชุม คุณต้องระบุอย่างชัดเจน
การให้คำเชิญและการสร้างความคาดหวังยังเป็นกลยุทธ์ที่คุณควรใช้สำหรับการประชุมการขายหรือสถานการณ์การสื่อสารใด ๆ ที่คุณต้องการสร้างผลลัพธ์หรือกระตุ้นการดำเนินการ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้รับสิ่งที่ต้องการจากการมีปฏิสัมพันธ์
สมมติว่าคุณจัดการประชุมกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และคุณไม่เข้าใจจริงๆ ว่าพวกเขาหวังจะได้อะไรจากการประชุมนี้ คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าคุณตอบสนองความต้องการของพวกเขา คุณต้องถามว่า: “วันนี้คุณคาดหวังให้ฉันนำอะไรมาที่โต๊ะ” “คุณหวังว่าจะได้เรียนรู้อะไรจากการประชุมของเราในวันนี้” “คุณต้องการให้ฉันให้ข้อมูลอะไร”
อย่าถือว่า. เราทุกคนรู้ว่ามันทำอะไรได้บ้าง
Credit : แทงบอล
